En el artículo de hoy veremos cómo automatizar la cotización del RETA de forma que podamos aprovechar esta oportunidad y proporcionar el máximo valor añadido a nuestros clientes sin necesidad de incrementar los tiempos de trabajo necesarios (y los costes, por tanto).
Cambios en la legislación de cotización RETA
La libre elección de base de cotización en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos llegó a su fin con el Real Decreto‑ley 13/2022 (en vigor desde 1 de enero de 2023) que ha sustituido la antigua cotización por base libremente elegida por una basada en los rendimientos netos reales. Para ello, se han establecido 15 tramos de ingresos, ajustando la cuota a la realidad económica de cada autónomo.
Con este cambio los asesores laborales se enfrentan a una nueva obligación más con difícil justificación en la ya ajustada cuota mensual que admite el mercado de autónomos. ¿O no?
Una oportunidad desde el punto de vista del negocio
Una posibilidad es decidir no incluir el servicio de seguimiento de la base de cotización si el autónomo no lo contrata adicionalmente. Esto es una oportunidad para justificar un incremento de precios. No obstante, sabemos que las posibilidades del mercado son limitadas y aunque incorporemos el ingreso también incorporemos el caso. En el peor de los casos no lo cobraremos pero incorporaremos el ingreso.
Pero, ¿hay consecuencias por no comunicar?, ¿y si solo esperamos a que Seguridad Social regularice?. Según el artículo 22.1 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social se considera infracción grave «no comunicar las variaciones de datos u otras obligaciones establecidas legal o reglamentariamente en materia de inscripción de empresas», con sanciones que oscilan entre los 751 y 7.500 euros.
¿Significa que se está sancionando?, ahora mismo no nos consta. Quizá pueda incluirse próximamente en una campaña de seguimiento por parte de Tesorería o quizá no. En todo caso, conviene estar preparados para que no nos pille por sorpresa y podamos tomar la decisión con la máxima información posible.
En todo caso, más que la sanción que podrá darse o no en algún momento debemos pensar en qué ocurrirá con nuestro cliente cuando un día le llegue una regularización de la noche a la mañana y tenga dificultades para afrontarla. Quizá no se sienta adecuadamente asesorado o quizá sea la oportunidad perfecta para reforzar nuestra posición competitiva frente a aquellos modelos que no están dando el servicio.
Por tanto, cobremos o no, tenemos la oportunidad de optimizar el coste o de incrementar el margen si decidimos optar por la automatización del proceso. Sin duda es buena idea aprender a cómo automatizar la cotización del RETA.
Visión del proceso sin automatizar y sus costes
En función del volumen de clientes que tengamos el tiempo de regularización puede oscilar entre los 10 y 20 minutos por cada autónomo. Lo que puede suponer un trabajo anual de entre 15 y 30 horas por regularización para una cartera de 100 autónomos. Si realizamos las 6 revisiones anuales prescritas por Seguridad Social nos encontramos con una dedicación de 90 a 180 horas anuales. Una persona a jornada completa, un mes entero, por cada 100 autónomos.
Obtención de los datos
En función de las particularidades del autónomo tendremos que obtener la información de su actividad económica o nóminas. Esto lo realizaremos a través de la asesoría que lleva la gestión fiscal, de los modelos tributarios correspondientes o del software de nóminas.
Cálculo de los rendimientos
Siguiendo la normativa del IRPF y los ajustes indicados por Seguridad Social tendremos que calcular el rendimiento correspondiente de cada autónomo.
Elección de tramo y preferencia de la base
Una vez calculado el rendimiento tendremos que comprobar el tramo que le corresponde, calcular la base oportuna según las preferencias de cuota que tengamos con el autónomo (sí que podemos escoger libremente la base dentro del tramo).
Identificación de discrepancias
Ahora tendremos que comprobar si la base actual difiere de la que corresponde.
Contraste con cliente
Según decidamos informar previamente o no al cliente tendremos que contrastar si el cambio le parece oportuno o qué opciones tenemos dentro de la norma.
Actualización de base en Seguridad Social
Si todo lo anterior procede, actualizamos vía Sistema RED o Importass
Comunicación final a cliente
Por último, podremos informar al cliente del cambio realizado enviándole el justificante de Seguridad Social
Cómo automatizar la cotización del RETA
Veamos ahora cómo automatizar la cotización del RETA, con un alto grado de personalización, dedicando una fracción del tiempo. Para ello emplearemos el robot de Cotización RETA de la plataforma de Advisorsy
Configuración inicial y recurrencia
En primer lugar configuraremos nuestra cartera de autónomos. Para cada autónomo podremos escoger sus preferencias: desde dónde obtener los datos de rendimiento automáticamente (conexión directa con AEAT y nuestro ERP), si tiene actividad, si es societario o colaborador, etc.
También podremos escoger si deseamos trabajar con Seguridad Social a través de Sistema RED o de Importass. Para cada autónomo además podemos personalizar el certificado digital de consulta a emplear, si queremos que se quede en la parte baja, media o alta del tramo y si nunca queremos que se reduzca su base aunque pudiese escoger un tramo inferior.
Podrás escoger la periodicidad con la que automáticamente debe lanzarse el proceso.
Obtención de los rendimientos
El sistema obtiene automáticamente los datos de AEAT, Seguridad Social y tu software de nóminas y lleva a cabo el cálculo del rendimiento, la elección del tramo y base que correspondería y compara con la base actual del autónomo en Seguridad Social. Nos informará de las discrepancias
Revisión de discrepancias
De forma visual podremos identificar los autónomos que tienen discrepancias y escoger si queremos excluirlos para una revisión manual, regularizar uno a uno si queremos comprobarlos o lanzar una regularización masiva (excluyendo los que queremos revisar manualmente).
Contraste con cliente
Opcionalmente, si deseas un mayor grado de automatización el sistema contactará con tu cliente mediante una dirección de correo personalizada de tu asesoría y le informará del posible cambio. El cliente podrá aceptarlo, rechazarlo o solicitar hablar con un asesor. En caso de aceptar el robot realizará el cambio automáticamente en Seguridad Social
Actualización de base en Seguridad Social
Ya sea por aceptación del cliente o por orden de un asesor desde el panel el robot lleva a cabo la comunicación en Seguridad Social.
Comunicación final a cliente
Por último, opcionalmente, puedes activar el envío automático de una plantilla personalizada de correo donde informas del cambio realizado y donde adjuntas el PDF de Seguridad Social. También puedes enviar selectivamente dicha comunicación con 1 click desde el propio panel.
Sé proactivo: campaña previa de información
Si estás asustad@ pensando en qué le llegará a tu cliente si automatizas el proceso completo, que sabemos que desplegarás progresivamente, lo mejor es ser proactivo. Una campaña de información con una llamada, un vídeo pregrabado o un artículo en tu blog explicando el cambio en la legislación y cómo funcionará el proceso de confirmación de la base evitará decenas de horas de tu equipo de asesores informando a clientes y se convertirá en algo tan normal como «que te envíen las facturas cada trimestre».
