Automatizar tareas repetitivas es uno de los principales desafíos en el proceso de digitalización de una asesoría. Si estás buscando soluciones seguramente hayas conocido la novedosa solución a3pilot y seguramente quieras conocer más opciones así como las principales alternativas que puedes encontrar en el mercado. En el contenido de hoy te ayudaremos a ahorrar tiempo en el proceso.
¿Qué es a3pilot?
A3Pilot es un software de automatización de procesos fiscales, laborales y administrativos que emplea la tecnología RPA de Slango para interactuar con las soluciones de Wolters Kluwer (A3) y algunas aplicaciones relacionadas con los procesos fiscales y laborales como SILTRA o la sede electrónica de la AEAT. Se trata de una solución que puede ayudarnos a ahorrar tiempo, minimizar errores y mejorar la productividad. Sin embargo, ¿cuál es su alcance real y qué alternativas tenemos?
La tecnología RPA y a3pilot
La tecnología que subyace a a solución a3pilot es RPA, siglas de Robotic Process Automation. Este tipo de tecnología trata de emular el comportamiento humano en pantalla haciendo click en las diferentes aplicaciones e introduciendo inputs de teclado como lo haría un humano.
Se trata de una tecnología de automatización muy útil en entornos cerrados que no ofrecen conexiones API nativas ni acceso directo a bases de datos. Especialmente como el caso de A3 donde la aplicación, construida en Cobol, no dispone de tecnología SQL ni soluciones oficiales para su integración.
Es por este motivo que integradores de A3, como softwariza3, se alían con startups como Slango para proporcionar una solución de automatización que ayude a ahorrar tiempo a las asesorías. Sin embargo, la tecnología RPA presenta algunos desafíos como son:
🟡 Ocupan la pantalla del usuario durante la ejecución por lo que si bien nos liberan de realizar la tarea manual no nos permiten realizar otras tareas durante el proceso
🟡 Al ejecutarse en la propia pantalla del usuario cualquier entrada de teclado o ratón puede interrumpir el proceso y generar una incidencia o un resultado final insatisfactorio
🟡 Requieren un elevado mantenimiento. Al ser sensibles a cualquier cambio en las interfaces como nombres de componentes o estructura de sitios web cualquier cambio en el destino altera el correcto funcionamiento
🟡 Al ejecutarse localmente dependen también de los recursos de la máquina local por lo que puede variar su rendimiento según la estación de trabajo además de no funcionar de la misma forma en todos los entornos
Principales funcionalidades de a3Pilot
Las principales funcionalidades de a3pilot son:
- Altas fuera de horario desatendidas: mediante un excel previamente parametrizado permite ingresar datos de altas en Sistema RED y A3 Nom
- Integración FIE con A3nom: Descarga del FIE de SILTRA y lo carga en el lector A3 FIE
- Volcado de referencias en a3ren: Descarga de datos fiscales de AEAT e importación en A3ren
- Conexión intrastat: Envíos a plataforma intrastat
Algunas preguntas que debes plantearte para valorar el alcance real y asegurarte cómo integrar a3pilot con éxito dentro de tu proceso operativo son:
- ¿La parametrización te permite abarcar el alcance de alta actual?
- ¿Qué requisitos y garantías hay en caso de enviar altas en formato desatendido?
- ¿La grabación de los contratos es completa?, ¿qué casos no es capaz de grabar?, ¿qué información queda fuera?
- ¿Cómo se actúa en caso de incidencia?
- Una vez descargado el FIE, ¿la grabación de los partes en A3 Nom la realiza?, ¿Es completa?, ¿qué casos quedan fuera de alcance?, ¿la comunicación del FDI la realiza?
- ¿Qué riesgos de excepción se producen por posibles fallos en los excel enviados por los clientes?
De esta forma podrás valorar mejor el alcance necesario para el ahorro de tiempo deseado.
Alternativas a A3pilot
Advisorsy
Los robots de Advisorsy funcionan de manera completamente desatendida sin ejecución en pantalla del usuario. De esta forma no existe riesgo de entorpecer la ejecución por entradas de teclado. Tampoco ocupa la pantalla del usuario por lo que mientras los robots trabajan los usuarios pueden seguir con sus otras tareas.
Robot de Incapacidades Temporales (ITs)
En este caso, el Robot de Incapacidades Temporales, funciona de forma completamente desatendida. Con una programación diaria el robot se pone en marcha cuando llega el FIE sin necesidad de que haya ningún ordenador de la asesoría conectado ni sin ocupar la pantalla de ningún asesor.
El robot baja el FIE, lee el contenido del mismo y graba los partes en las fichas de cada trabajador de A3 Nom. Una vez realizada la grabación comunica el FDI de nuevo. Además permite varios autorizados RED. Podrás tener total trazabilidad de todo el proceso a través de un cómodo panel web sin necesidad de conectar a Internet.
Robot de Altas desatendidas
En este caso, el Robot de Altas desatendidas permite recibir peticiones de alta mediante tres canales de entrada:
- Un formulario completo para asesores donde pueden escogerse todas las opciones deseadas
- Un formulario limitado para clientes con opciones preparametrizadas de forma que resulte sencillo y sin riesgo para el cliente enviar peticiones de altas
- Excel sin necesidad de formato parametrizado previo (el propio importador se adapta al excel recibido)
El robot realiza el alta en Sistema RED dejando archivado IDC y Resolución tanto en la carpeta del servidor como en el propio panel de control. Posteriormente realiza la grabación completa de todos los tipos de contrato en A3 y posteriormente, con los días de diferencia deseados, comunica el mismo a Contrat@.
Además dispone de una interfaz para la gestión de llamamientos de fijos discontinuos con la que puedes enviar masivamente notificaciones de llamamiento y el trabajador, empleando la marca de tu asesoría, puede aceptar o rehúsar recogiendo las debidas evidencias de ello.
Make (antes Integromat)
Esta solución permite construir automatizaciones desde una interfaz sencilla. Si bien será necesario destinar el suficiente tiempo a conectar cada una de las aplicaciones (y no tienen conector con A3) es una alternativa lowcost que también podrá ayudarnos con otras tareas sencillas como descarga de datos, lectura y envío de documentos, recordatorios y correos electrónicos.
Power Automate
Una solución mucho más potente que Make que sí nos permitirá automatizar tanto son SILTRA como con A3. La única dificultad está en el aprendizaje de la solución ya que no tendremos la solución preconstruida y la automatización empezará sobre un lienzo en blanco.
Otros RPAs
Otras alternativas con similares capacidades a Power Automate son UiPath, Blueprism y Automation Anywhere.
Comparativa de a3Pilot con otras soluciones
En esta tabla resumimos la comparativa de las principales diferencias entre las soluciones existentes:
| Funcionalidad | a3Pilot | Advisorsy | Make | Power Automate & otros RPAs |
| Solución preconstruida (no es necesario programar) | 🟢 | 🟢 | 🔴 | 🔴 |
| Ocupa pantalla del usuario | 🔴 | 🟢 | 🟡 | 🟡 |
| Funciona desatendido | 🟡 | 🟢 | 🔴 | 🟡 |
| Contruída por especialistas en asesorías | 🟢 | 🟢 | 🔴 | 🔴 |
| Fabricante | Slango | Advisorsy | Make | Microsoft & otros |
| Origen | España | España | EEUU | EEUU & otros |
| Soporte español | Sí | Sí | No | A través de terceros |
| Más automatizaciones | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Escalabilidad | Media | Alta | Baja | Media |
