Primera: Control de calidad contable y fiscal
El robot de Hacienda nunca descansa. Cualquier incoherencia en los datos, ratio fuera de lo estándar en cada actividad o el mínimo error humano normal pueden acabar desatando una oleada de requerimientos.
El control de calidad mediante chequeos periódicos es un trabajo imprescindible si queremos aportar valor añadido a nuestros clientes y ser rentables.
Sin embargo, nunca nos queda el tiempo suficiente para hacer este proceso. Por lo que al final no comprobamos o no lo hacemos al nivel de profundidad requerido asumiendo un considerable riesgo en nuestra actividad.
La automatización del control de calidad no solo nos ahorrará el tiempo que requeriría realizar este proceso manualmente sino que además nos ayudará a ahorrar una cantidad considerable de tiempo posterior en futuras revisiones y requerimientos por parte del fisco.
Pasos para automatizar este proceso
- Crea la lista de checks a realizar
- Define la periodicidad de cada chequeo
- Escribe el método a seguir para cada check
- Escoge la herramienta que mejor automatiza el proceso
Herramientas que puedes usar
Segunda: Gestión de Incapacidades Temporales
Abrir SILTRA, descargar los FIEs, convertir el ilegible fichero a un formato visible para poder puntear los resultados, grabar las incidencias en el ERP, generar el FDI y devolver la comunicación a Seguridad Social. Un proceso diario para tu equipo laboral.
Aunque la cantidad de tiempo que tendrá que invertir tu equipo diariamente en este proceso variará en función de la tipología de clientes, su sector y sus circunstancias coyunturales seguirás teniendo un tiempo mínimo a dedicar cada día a este procedimiento.
Automatizar este proceso te permitirá liberar al equipo de una dedicación diaria que, aunque variable, siempre estará sujeta a sobrecargas imprevistas por posibles oleadas de incapacidades. Así podrás convertir este impredecible en predecible gracias a la automatización.
Pasos para automatizar este proceso
- Dibujar el flujo completo del proceso
- Escribir el método para grabar cada incidencia
- Definir un responsable para supervisar el proceso
- Escoger la herramienta de automatización
Herramientas que puedes usar
Tercera: Nueva base cotización autónomos (RETA)
Como bien sabrás recientemente la administración de la Seguridad Social ha cambiado el criterio de gestión de las bases de cotización del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
Conforme al nuevo sistema debemos regularizar periódicamente la base de cotización en función del rendimiento real que tengan las personas físicas que cotizan en este régimen.
Si bien la administración está dejando manga ancha por el momento todo apunta a que acabará siendo muy parecido a otros regímenes, como el General.
Tendremos que tener especial atención a este proceso, especialmente, si queremos evitar sorpresas a nuestros clientes en caso de que se produzcan oscilaciones importantes en sus rendimientos.
Pasos para automatizar este proceso
- Dibujar el flujo completo del proceso
- Escribir el método para definir el tramo
- Valorar si vamos a confirmar previamente con el cliente
- Escoger la herramienta de automatización
Herramientas que puedes usar
Cuarta: Altas desatendidas en Seguridad Social
Si tienes clientes en sectores tales como restaurantes, catering y eventos, sanidad, educación… donde estás recibiendo periódicamente altas de camareros, técnicos, personal sanitario, profesores, etc. puedes obtener un importante ahorro al mismo tiempo que proporcionas mayor valor al cliente con este proceso.
Proporcionar una interfaz que facilite las altas del cliente, amplíe el horario, donde pueda introducir los datos más importantes (evitando errores al hacerlo por otras vías) y realice el alta, el contrato, coordine la firma y lo registre en el SEPE te ayudará no solo a ahorrar tiempo, sino también a diferenciarte
Pasos para automatizar este proceso
- Dibujar el flujo completo del proceso
- Dar de alta y configurar las empresas en el ERP
- Explicar al cliente el nuevo sistema
- Escoger la herramienta de automatización
Herramientas que puedes usar
Quinta: Libros Oficiales y Cuentas Anuales
«Los libros son 5 minutos…». Sin contar el tiempo que tarda el propio ERP en generarlos si mides bien el tiempo de la campaña verás que corregir los errores de la solicitud en SILTRA, añadir los libros que no genera el ERP, descargar los justificantes y facturas de toda la campaña nunca lleva 5 minutos. Automatizar este proceso te liberará de tiempo y energía para abordar otros procesos de mayor valor añadido.
En cuanto a las Cuentas Anuales. Aquí seguro que sabes que no son 5 minutos. Agilizar el proceso de generación desde el ERP, obtener la información faltante de forma más ágil, incorporar esta información a la memoria y solicitud, enviar el depósito y descargar los justificantes/facturas de toda la campaña siempre lleva una importante carga de esfuerzo en los meses de marzo a julio. Automatizar este proceso ayudará a reducir considerablemente esta dedicación.
Pasos para automatizar este proceso
- Dibujar el flujo completo del proceso
- Preparar la lista de empresas de la campaña
- Preparar los documentos requeridos (ERP o Servidor)
- Escoger la herramienta de automatización
Herramientas que puedes usar
Si quieres saber cómo podemos ayudarte a automatizar todo esto echa un vistazo a nuestra plataforma.
