Introducción
Tus clientes podrán seguir facturando con Excel o Word (o alternativas como las de Google Docs/Workspace), solo cuando ese uso sea equivalente a una facturación manual (tipo “máquina de escribir”): sin automatismos, sin conservar/encadenar registros ni calcular libros. En cuanto el fichero procese o conserve información de facturación, pasa a ser un SIF (Sistema Informático de Facturación) y debe cumplir VeriFactu.
La consulta vinculante V2653-24 (27-12-2024), analizada en Iberley, examina el caso de un autónomo que emite pocas facturas al mes mediante una hoja de cálculo. La DGT concluye que, si la herramienta se limita a introducir datos e imprimir la factura, no se considera un SIF; pero si procesa o conserva registros, sí se considerará un Sistema Informático de Facturación, quedando sujeto al Reglamento VeriFactu (RD 1007/2023). La AEAT también aclara en sus preguntas frecuentes: la norma afecta a quienes no facturan exclusivamente de forma manual (“regla de los 4 NO”).
Base normativa
A la hora de diferenciar qué clientes podrán estar sujetos a la obligatoriedad de Verifactu y qué clientes no, debemos tener en cuenta:
1. La consulta vinculante
2. Reglamento VeriFactu
Regulado a través del RD 1007/2023, de 5 de diciembre. Define qué es un SIF y exige integridad, trazabilidad, encadenado (hash) y firma de registros, con capacidad de remisión electrónica a la AEAT. Claves:
- Art. 1 (ámbito y definición SIF), arts. 8–13 (requisitos, registros, hash y firma)
3. Especificaciones técnicas
Regulado en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre (formato de registros, QR, remisión, etc.).
4. Plazos
Las fechas actualizadas por el RD 254/2025, de 1 de abril:
- Empresas (IS): sistemas adaptados antes del 1 de enero de 2026
- Resto de obligados (autónomos, IRPF/atribución de rentas): antes del 1 de julio de 2026
- Productores/comercializadores: 9 meses desde la Orden (plazo ya transcurrido)
5. Fundamento en LGT
El artículo art. 29.2.j) (obligación de integridad/inalterabilidad) introducido por Ley 11/2021.
Qué debes explicar a tus clientes
Excel sí, pero…
Sí si se usa como talonario manual (tecleo, impresión y archivo sin automatismos).
Excel NO, cuando…
No si Excel calcula, conserva, encadena o genera libros/informes: eso ya es un SIF y obliga a VeriFactu. Si es SIF, hay dos caminos:
- Adoptar un software que cumpla RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 (hash, firma, QR, registro de eventos, exportables, etc.).
- Usar la aplicación gratuita de la AEAT, pensada para volúmenes bajos. Aunque aún no se ha publicado la versión definitiva, la AEAT ha confirmado oficialmente que la ofrecerá para autónomos y pymes
Calendario realista
Seguramente lo tengas ya claro, pero recordemos fechas clave a tener en cuenta:
- Empresas: 01-01-2026
- Autónomos: 01-07-2026.
Evita el “todo a última hora”: hay declaración responsable del productor y pruebas que hacer.
Riesgos por incumplir
Sobre esto han corrido ya ríos de bits (y de tinta, probablemente…) pero cabe recordar:
- Sanción para usuarios con software no adaptado: sanciones relevantes.
- Sanción para los productores de software: hasta 150.000 € por instalación si permiten prácticas prohibidas (art. 201.bis LGT)
Recomendaciones para tu asesoría (checklist práctico)
1. Segmenta cartera:
Divide tus clientes entre:
- Perfil “manual real”: pocos documentos, sin automatismos → mantener manual o AEAT app.
- Perfil SIF: cualquiera que automatice, calcule libros o consolide datos → migrar a SIF conforme
2. Limita tu responsabilidad
En tu carta de encargo o contrato de servicios: añade una cláusula donde el cliente declara si usa SIF o facturación manual y que conoce los plazos. (Te reduce riesgo y evitas que si por las prisas de última hora hay incidencias tu responsabilidad quede limitada)
3. Actualiza tu procedimiento interno
Modifica tus métodos de trabajo o manuales de operaciones para incorporar el proceso de validación de la obligación y, dado el caso, el onboarding a Verifactu. Una pequeña formación al cliente (aunque sea en vídeo o texto) te ayudará a ahorrar tiempo (y además te sirve como material de marketing).
4. Preguntas frecuentes
Prepara unas FAQ que muy probablemente te harán (y cómo responderlas). Aquí algunas de ejemplo:
- “Si sigo con Excel sin fórmulas, ¿tengo que poner QR?” → No, el QR es exigencia propia de SIF conforme a la Orden, no de la facturación manual
- «¿Enviar a AEAT es obligatorio?” → La capacidad de remisión es obligatoria en SIF, pero la remisión en tiempo real (modo VeriFactu) es opcional a elección del contribuyente; la AEAT tiene app gratuita si se quiere usar.
- “Estoy en SII, ¿me afecta?” → No (excepción SII en RD 1007/2023 y desarrollo posterior).
Conclusión para tu despacho
El mensaje para clientes es claro: Excel “a pelo” (sin automatizar) no activa VeriFactu; Excel como mini-programa sí. Tu rol es diagnosticar cada caso, documentarlo en la carta de encargo, y ejecutar una migración ordenada a SIF conforme donde toque, con fechas 2026 ya grabadas en piedra.
