En algunas asesorías cada empleado trabaja con su propio certificado electrónico y nadie más debe poder usarlo. La restricción de certificados por usuario es una función de Advisorsy pensada para ese modelo de trabajo: con ella activa, cada certificado es personal y solo su responsable puede verlo, configurarlo y hacer que un robot actúe con él ante la Administración.
Esta función se contrata aparte. Si tu asesoría no la tiene activa, todo funciona como siempre: cualquier usuario puede usar los certificados instalados en la plataforma.
Contenido #
- Qué cambia cuando la función está activa
- Cómo se activa y qué ocurre al activarla
- Tus certificados
- Qué puedes hacer con lo de tus compañeros
- Cómo actúa cada robot
- Tareas del día a día
- Mensajes que puedes ver y qué significan
- Preguntas frecuentes
1. Qué cambia cuando la función está activa #
Con la función activa se aplican tres principios:
- Cada certificado tiene un único responsable. Solo él lo ve en la lista de certificados, solo él puede configurarlo en los robots y solo con su trabajo actúan los robots usando ese certificado.
- Ves el trabajo de tus compañeros, pero no puedes actuar sobre él. Puedes consultar autónomos, sedes, planificaciones y operaciones de otros usuarios, pero no editarlos ni lanzar, reiniciar o cancelar nada sobre ellos.
- Tu asesoría puede tener uno o varios administradores de certificados. Son las personas que vuestra asesoría designe para reasignar certificados y trabajo cuando alguien falta o cambia de cartera. El permiso solo lo concede el equipo de Advisorsy, a mano.
- Los robots comprueban siempre quién es el responsable. Antes de usar un certificado ante cualquier administración, el robot verifica que pertenece al usuario responsable de ese trabajo. Si no coincide, no actúa.
Para que no haya dudas, cuando la función está activa verás este aviso en la lista de certificados:
Restricción de certificados por usuario activa: solo ves y puedes usar los certificados de los que eres responsable.
2. Cómo se activa y qué ocurre al activarla #
La activa el equipo de Advisorsy a petición de la asesoría. No se puede activar ni desactivar desde la propia cuenta del cliente, para que nadie pueda quitar una restricción que su organización ha decidido aplicar.
Antes de activarla te recomendamos revisar tres cosas:
- Que cada certificado tenga como responsable a la persona correcta. Con la función activa, el responsable ya no se puede cambiar desde la plataforma.
- Que cada usuario que vaya a instalar su propio certificado tenga acceso a la gestión de certificados.
- Quién será vuestro administrador de certificados. Tened en cuenta que esa persona podrá cambiar el responsable de cualquier certificado de la asesoría, incluido asignárselo a sí misma.
Al activarla, la plataforma quita las configuraciones que usan un certificado de otro usuario. Por ejemplo:
- En Cotización RETA, si un autónomo tiene configurado un certificado que no es de su usuario asignado, ese certificado se quita del autónomo.
- En Notificaciones, si una sede tiene un certificado que no es del asesor de la sede, el certificado se quita y la sede se desactiva.
- En Assistant, si una empresa de una planificación usa un certificado que no es de quien creó la planificación, el certificado se quita de esa empresa.
Antes de confirmar, el equipo de Advisorsy ve cuántas configuraciones de cada tipo se van a quitar y te informa. Estas configuraciones no se restauran si más adelante se desactiva la función. Hasta que cada responsable configure su propio certificado, los robots no ejecutarán sobre esos autónomos, sedes o empresas.
3. Tus certificados #
Instalar tu certificado. Entra en la configuración desde la barra de estado y abre Certificados > Nuevo certificado. Con la función activa, el responsable del certificado eres siempre tú, que eres quien lo instala.
Ver tus certificados. La lista solo muestra los certificados de los que eres responsable. El filtro por responsable no aparece, porque solo puede haber uno.
Renovar tu certificado. Usa siempre la función de renovación del certificado, no «Nuevo certificado». La renovación mantiene el responsable y la configuración. Más información en cómo renovar o modificar un certificado.
Avisos de caducidad. Recibes los avisos de caducidad de tus propios certificados. Con la función activa no se envían avisos sobre certificados de otros usuarios, aunque tengas esa opción marcada en tus preferencias.
Cambiar el responsable. Con la función activa, tú no puedes cambiarlo. Solo puede hacerlo el administrador de certificados de tu asesoría. Si un certificado tiene que pasar a otra persona, lo habitual es revocarlo en Advisorsy y que el nuevo responsable instale el suyo; si hay un motivo justificado para reasignarlo, habla con vuestro administrador de certificados.
La forma en que custodiamos los certificados es la misma con o sin esta función. Puedes consultarla en cómo funciona la gestión de certificados electrónicos.
4. Qué puedes hacer con lo de tus compañeros #
| Puedes | No puedes |
|---|---|
| Ver sus autónomos, sedes, planificaciones y operaciones | Editar ninguno de sus datos |
| Consultar el detalle y la información de sus operaciones | Lanzar, reiniciar o cancelar sus operaciones |
| Crear tus propias altas para cualquier empresa, con tu certificado | Forzar descargas, actualizar tramos, resolver manualmente o enviar correos sobre su trabajo |
| Incluir cualquier empresa en una planificación tuya, con tu certificado | Ver el nombre o el alias de sus certificados |
Cuando intentes una acción sobre el trabajo de otro usuario, el botón aparecerá deshabilitado con este mensaje:
Con la restricción de certificados por usuario activa, solo el responsable puede realizar esta acción.
Donde se muestre una configuración con el certificado de otra persona, en lugar del nombre del certificado verás «Certificado no disponible».
5. Cómo actúa cada robot #
Cada robot comprueba que el certificado pertenece a la persona responsable del trabajo:
| Robot | Quién es el responsable | Qué pasa si el certificado no es suyo |
|---|---|---|
| Cotización RETA | El usuario asignado del autónomo. Los dos certificados del autónomo (AEAT y Seguridad Social) deben ser suyos. | La operación queda en error y el robot no accede a la sede. |
| Notificaciones Electrónicas | El asesor asociado a la sede. | El robot no descarga ni crea la operación. |
| Assistant | Quien creó la planificación (en el modo conversacional, el usuario de la conversación). | La operación queda en error y el robot no accede a la sede. |
| Altas y bajas | Quien crea la operación. El certificado se elige al crearla, y solo puedes elegir los tuyos. | La operación queda en error y el robot no accede a la sede. |
| Gestión de ITs | El asesor de la empresa. | La operación se cancela. |
Una configuración sin certificado se trata igual que una con un certificado que no corresponde: el robot no ejecuta hasta que el responsable configure el suyo.
La función no está disponible para Libros Oficiales ni Cuentas Anuales.
6. Tareas del día a día #
Empiezo a usar la plataforma con la función activa.
- Instala tu certificado desde Certificados > Nuevo certificado.
- Configúralo en tus autónomos, sedes, planificaciones o en la configuración de Gestión de ITs. Los selectores solo te mostrarán tus propios certificados.
Un autónomo, una sede o una planificación ha dejado de ejecutarse tras la activación. Probablemente tenía configurado el certificado de otro usuario y se quitó al activar la función. El responsable debe configurar su propio certificado. En Notificaciones, además, tendrá que volver a activar la sede.
Quiero pasarle un autónomo o una sede a un compañero. Si eres el responsable, puedes reasignarlo desde su ficha. Si tiene configurado tu certificado, primero tienes que quitarlo, porque tu compañero no puede usarlo. Después lo reasignas, y tu compañero configura el suyo.
Un compañero está de baja o se ha ido y hay que redistribuir su trabajo. Lo hace el administrador de certificados de vuestra asesoría: puede reasignar sus autónomos, sedes, empresas y certificados a otra persona, y queda registrado. Si vuestra asesoría no tiene administrador de certificados, pídenos que concedamos el permiso a quien designéis.
Queremos cambiar quién es el administrador de certificados. Solicítalo a soporte. El permiso solo lo concede o lo retira el equipo de Advisorsy.
Un usuario deja la asesoría. Al darle de baja, si es responsable de certificados, la plataforma te avisará y te ofrecerá revocarlos. Te lo recomendamos: con la función activa nadie más podrá usarlos, y no tiene sentido mantenerlos guardados.
Queremos desactivar la función. Solicítalo a soporte. Al desactivarla, todos los usuarios vuelven a ver y usar todos los certificados, pero las configuraciones que se quitaron al activarla no se restauran.
7. Mensajes que puedes ver y qué significan #
| Mensaje | Dónde aparece | Qué significa y qué hacer |
|---|---|---|
| «Restricción de certificados por usuario activa: solo ves y puedes usar los certificados de los que eres responsable.» | Lista de certificados | Aviso informativo. No tienes que hacer nada. |
| «Con la restricción de certificados por usuario activa, el responsable no se puede cambiar.» | Detalle de un certificado | Solo el administrador de certificados de tu asesoría puede cambiarlo. Si es incorrecto, habla con él. |
| «Con la restricción de certificados por usuario activa, solo el responsable puede realizar esta acción.» | Botones sobre el trabajo de otro usuario | Solo su responsable puede hacerlo. |
| «Certificado no disponible» | Configuraciones de otros usuarios | La configuración usa un certificado que no es tuyo. |
| «Este certificado no está disponible para tu usuario.» | Al guardar una configuración | Has intentado usar un certificado que no es tuyo o que no es del responsable de esa entidad. Elige uno propio. |
| «No se puede asignar a este usuario porque tiene configurado un certificado de otro responsable. Quita primero el certificado y vuelve a intentarlo.» | Al reasignar un autónomo o una sede | Quita el certificado, reasigna, y que el nuevo responsable configure el suyo. |
| «Restricción de certificado: el certificado configurado no pertenece al usuario propietario del autónomo. No se ha accedido a la sede.» | Operaciones de Cotización RETA | Configura en el autónomo los certificados de su usuario asignado. |
| «Restricción de certificado: el certificado de la sede no pertenece al asesor asociado. No se ha creado la operación.» | Notificaciones Electrónicas | Configura en la sede un certificado del asesor de la sede. |
| «Restricción de certificado: el certificado no pertenece al usuario propietario de la planificación. No se ha accedido a la sede.» | Operaciones de Assistant | Configura en la planificación certificados de quien la creó. |
| «Restricción de certificado: el certificado de la operación no pertenece al usuario que la creó. No se ha accedido a la sede.» | Operaciones de Altas y bajas | Crea la operación con tu propio certificado. |
| «Cancelada por restricción de certificado: esta operación se ha intentado realizar con un certificado no asociado al usuario propietario y se ha cancelado.» | Operaciones de Gestión de ITs | La operación se descargó con un certificado que no es del asesor de la empresa. Revisa qué certificado tiene configurado cada usuario en Gestión de ITs. |
Ninguno de estos mensajes es un fallo de la plataforma: son la restricción funcionando. Si no entiendes por qué aparece alguno, escríbenos a soporte.
8. Preguntas frecuentes #
¿El personal de Advisorsy puede ver o usar mi certificado? No. El personal de Advisorsy nunca tiene acceso a las claves privadas de los certificados. Cuando nuestro equipo de soporte entra en tu cuenta para ayudarte, se le aplican las mismas restricciones que a ti, y todo lo que hace queda registrado.
¿Puede alguien de mi asesoría cambiar el responsable de mi certificado? Solo el administrador de certificados de tu asesoría, si tenéis uno. Es la persona a la que el equipo de Advisorsy ha concedido ese permiso porque vuestra asesoría lo ha pedido. Puede cambiar el responsable de cualquier certificado de la asesoría, y queda registrado quién lo hizo y cuándo. Ningún otro usuario puede hacerlo.
¿Revocar un certificado en Advisorsy lo revoca ante la autoridad que lo emitió? No. La revocación en Advisorsy elimina el certificado de la plataforma. Si quieres que deje de ser válido fuera de Advisorsy, debes revocarlo ante la autoridad emisora.
¿Qué pasa con los datos que entran por importación automática? Si una importación deja configurado en un autónomo o una sede el certificado de otro usuario, el robot no lo usará: la operación aparecerá con el mensaje de restricción correspondiente. Revisa la configuración y asigna el certificado del responsable.
¿Por qué aparecen operaciones con mensajes de restricción después de activar la función? Son autónomos, sedes o planificaciones que se han quedado sin certificado, o con uno que no corresponde, al activar la restricción. No son incidencias: desaparecerán cuando cada responsable configure su propio certificado.
¿Mis compañeros ven el nombre de mis certificados? No. Pueden ver tu trabajo (autónomos, sedes, planificaciones, operaciones), pero donde aparezca tu certificado verán «Certificado no disponible».
¿Cómo solicito la función para mi asesoría? Contacta con tu interlocutor comercial o con soporte. La activará el equipo de Advisorsy y te informará antes de lo que va a cambiar.
