¿Qué hace el robot de Cuentas Anuales? #
El robot de cuentas anuales nos ayuda a automatizar el proceso de depósito de las cuentas anuales de nuestras sociedades. Este robot empieza su trabajo con una ejecución enviada por un asesor. Los asesores pueden enviar la orden de depósito de una empresa o de varias al mismo tiempo en una única ejecución.
En el momento del envío de la ejecución podremos escoger si queremos que el robot genere la memoria por IA, la coja del ERP o la podemos subir directamente en PDF por el panel.
Nota versión 2025: ya no es necesario colocar en la carpeta del cliente la memoria del año anterior ni el acta
El robot al recibir la ejecución comenzará a trabajar conforme a los siguientes pasos:
- Extracción de información: el robot obtendrá las cuentas anuales desde el ERP. Este robot no tiene opción de origen Servidor. En caso de escoger la opción de generación de memoria por IA, el robot leerá la información de la contabilidad y detectará si es necesaria información complementaria para ello. Si lo es pasará a obtención de información, sino generará el borrador directamente.
- Obtención de información: en caso de que hayamos escogido generación de memoria por IA y el robot detecte que es necesario ampliar la información de la contabilidad, el usuario asignado (cliente o asesor) escogido en el envío de la ejecución recibe una notificación con un enlace para abrir el formulario de respuesta. Una vez validada su identidad responde la información faltante
- Generación de borrador de la memoria: Con la información faltante respondida el robot genera el borrador de la memoria, salvo que el usuario escoja subirla directamente o que venga del ERP. Es importante en caso de que venga del ERP que el asesor haya revisado previamente la memoria generada en su aplicación contable
- Aprobación del borrador de la memoria: En caso de generación de la memoria, el borrador de la memoria estará disponible en Word y PDF para que el asesor pueda revisarla, modificarla o aprobarla
- Generación de la huella digital y certificación de aprobación de cuentas: Aprobado el borrador el robot carga en D2 toda la información y genera la huella digital. A continuación genera el certificado de aprobación de cuentas
- Firma de la certificación: El asesor podrá descargar y/o firmar la certificación desde el panel. En caso de tener activada la función de envío de notificación a cliente el robot envía una notificación a los administradores que deben firmar la certificación para que puedan firmarla desde una interfaz de firma sencilla y aceptada por el Registro Mercantil
- Presentación: El robot realiza el envío del depósito al Registro Mercantil
- Descarga de respuestas: El robot descarga las respuestas recibidas por el Registro Mercantil, adjunta facturas y notificaciones a la carpeta cliente y clasifica el depósito en función de la respuesta recibida (depositada o con defectos)
Nota versión 2025: desde el año 2025 no es necesaria memoria ni actas en el servidor para poder enviar la operación
Configuración del robot #
Para que el robot pueda funcionar es imprescindible cumplir con el siguiente checklist:
- Eres cliente de Advisorsy con un entorno y suscripción activos
- Has completado el asistente de instalación que habrás recibido
- El certificado de colaborador se encuentra disponible en el usuario de tu instancia para el robot
- El ERP se encuentra accesible desde la instancia del robot
- La ruta de carpetas cliente indicada en el asistente de configuración es accesible desde la instancia del robot
- En caso de desear enviar notificaciones directamente al cliente, tienes configurado un email personalizado para el envío de notificaciones y has proporcionado un logotipo personalizado para mostrar en la interfaz de firma del cliente
Una instancia es el espacio creado para el robot en tu servidor (en caso de entornos Windows) o el entorno virtual de nuestra propia infraestructura en caso de entornos 100% Cloud
¿Cómo accedo al robot? #
Una vez tengas configurado el robot en tu instancia podrás verlo en tu APP. Accede a tu APP para operar tu robot de Cuentas Anuales. Puedes ver aquí cómo acceder a tu APP
¿Cómo puedo pedir al robot que lleve a cabo un depósito de cuentas anuales? #
Para que el robot lleve a cabo la generación y depósito de las cuentas anuales es necesario que se envíe una ejecución conteniendo la lista de empresas para las que debe llevar a cabo la misma. Sería equivalente a que le digas a tu «asistente» que se ponga en marcha con «este conjunto de empresas». Del resto se encarga el robot.
Puedes ver aquí cómo enviar una ejecución.
¿Qué no entra en el alcance del robot? #
El robot de Cuentas Anuales no podrá procesar los siguientes casos:
- Depósitos de empresas con modelo «Normal», el robot únicamente procesa cuentas Pyme y Abreviadas
- Depósitos de empresas con modelo micropyme. Podrán presentarse si se acogen al modelo Pyme
- Depósitos de empresas que no sean sociedades
- El primer año que tu asesoría realice el despliegue de cuentas anuales no podrá emplearse la función de obtención de información directamente por parte del cliente. En su lugar la podrán utilizarla los asesores
- Depósitos de años diferentes al año anterior (anteriores a 2023, actualmente)
- Depósitos de empresas cuyo ejercicio no se encuentre dentro del año natural. Es decir que no empiece el 1 de enero y termine el 31 de diciembre
- Depósitos de empresas en disolución
- Depósitos de empresas cuyo ejercicio se haya modificado en los años 2022 o 2023
