¿Qué hace el robot de Cuentas Anuales? #
El robot de cuentas anuales nos ayuda a automatizar el proceso de depósito de las cuentas anuales de nuestras sociedades. Este robot empieza su trabajo con una ejecución enviada por un asesor. Los asesores pueden enviar la orden de depósito de una empresa o de varias al mismo tiempo en una única ejecución.
El robot al recibir la ejecución comenzará a trabajar conforme a los siguientes pasos:
- Extracción de información: el robot podrá obtener las cuentas anuales desde el ERP si existe una integración disponible para tu software o bien desde el propio Servidor.
- Lectura memoria año anterior: salvo que sea el primer ejercicio que presenta la sociedad el robot leerá la memoria del año anterior para obtener la información requerida para la memoria de este año. Una vez leída la información extraída del paso 1 y la memoria el robot detectará si tiene toda la información necesaria para generar el depósito de este año o si requiere información adicional. En este último caso irá al paso 3 de obtención de información
- Obtención de información: el usuario asignado (cliente o asesor) escogido en el envío de la ejecución recibe una notificación con un enlace para abrir el formulario de respuesta. Una vez validada su identidad responde la información faltante
- Generación de borrador de la memoria: Con la información faltante respondida el robot genera el borrador de la memoria, salvo que la misma sea auditada y el usuario escoja subirla directamente
- Aprobación del borrador de la memoria: El borrador de la memoria estará disponible en Word y PDF para que el asesor pueda revisarla, modificarla o aprobarla
- Aprobación del borrador de la solicitud de depósito: Una vez aprobado el borrador de la memoria se puede ver el borrador de la solicitud de depósito para aprobarlo o modificarlo
- Generación de la huella digital y certificación de aprobación de cuentas: Aprobado el borrador el robot carga en D2 toda la información y genera la huella digital. A continuación genera el certificado de aprobación de cuentas
- Firma de la certificación: El robot envía una notificación a los administradores que deben firmar la certificación para que puedan firmarla desde una interfaz de firma sencilla y aceptada por el Registro Mercantil
- Presentación: El robot realiza el envío del depósito al Registro Mercantil
- Descarga de respuestas: El robot descarga las respuestas recibidas por el Registro Mercantil
Configuración del robot #
Para que el robot pueda funcionar es imprescindible cumplir con el siguiente checklist:
- Eres cliente de Advisorsy con un entorno y suscripción activos
- Tienes contratado el robot de Cuentas Anuales
- El certificado de colaborador se encuentra disponible en el usuario de tu instancia para el robot
- En caso de integración con el ERP, este se encuentra accesible desde la instancia del robot
- Tienes definida la ruta de la carpeta cliente en el panel de configuración de empresas de la APP de Advisorsy. Esta ruta es la que empleará el robot para buscar o dejar información
- La ruta definida es accesible desde la instancia del robot
- Tienes configurado un email personalizado para el envío de notificaciones (solo para notificar a clientes)
- Has proporcionado un logotipo personalizado para mostrar en la interfaz de firma del cliente
Una instancia es el espacio creado para el robot en tu servidor (en caso de entornos Windows) o el entorno virtual de nuestra propia infraestructura en caso de entornos 100% Cloud
¿Cómo accedo al robot? #
Una vez tengas configurado el robot en tu instancia podrás verlo en tu APP. Accede a tu APP para operar tu robot de Libros. Puedes ver aquí cómo acceder a tu APP
¿Cómo puedo pedir al robot que lleve a cabo un depósito de cuentas anuales? #
Para que el robot lleve a cabo la generación y depósito de las cuentas anuales es necesario que se envíe una ejecución conteniendo la lista de empresas para las que debe llevar a cabo la misma. Sería equivalente a que le digas a tu «asistente» que se ponga en marcha con «este conjunto de empresas». Del resto se encarga el robot.
Puedes ver aquí cómo enviar una ejecución.
¿Qué no entra en el alcance del robot? #
El robot de Cuentas Anuales no podrá procesar los siguientes casos:
- Depósitos de empresas con modelo «Normal», el robot únicamente procesa cuentas Pyme y Abreviadas
- Depósitos de empresas con modelo micropyme. Podrán presentarse si se acogen al modelo Pyme
- Depósitos de empresas que no sean sociedades
- El primer año que tu asesoría realice el despliegue de cuentas anuales no podrá emplearse la función de obtención de información directamente por parte del cliente. En su lugar la podrán utilizarla los asesores
- Depósitos de años diferentes al año anterior (anteriores a 2023, actualmente)
- Depósitos de empresas cuyo ejercicio no se encuentre dentro del año natural. Es decir que no empiece el 1 de enero y termine el 31 de diciembre
- Depósitos de empresas en disolución
- Depósitos de empresas cuyo ejercicio se haya modificado en los años 2022 o 2023
