¿Cuál es el problema con el envío masivo de depósitos en A3Soc?
La herramienta A3 Soc, aunque potente, no está pensada para una automatización masiva nativa. En muchos despachos, el proceso aún requiere:
- Generar manualmente desde la pestaña «CA» cada uno de los depósitos
- Generar la memoria a partir de la plantilla de A3 Soc
- Coordinar manualmente la obtención de información adicional que no sale en la contabilidad pero necesitamos para la memoria (como, por ejemplo, partes vinculadas o el detalle de subvenciones)
- Revisar en D2 las validaciones y parámetros habituales
- Corregir incidencias habituales en municipios, provincias y otros campos
- Coordinar la generación y firma de la certificación
- Hacer el envío del depósito manualmente desde D2
- Descargar las notificaciones del Registro Mercantil, las facturas, clasificarlas y controlar el estado de la campaña
Este método implica pérdida de tiempo, errores humanos, y una sobrecarga de trabajo brutal en momentos críticos del calendario fiscal, como es el mes de julio.
¿Cómo podemos entonces solucionar este cuello de botella?
Si bien la proactividad en la gestión de la campaña es la mejor solución sabemos que los plazos fiscales y mercantiles en los meses de abril a julio no facilitan el logro de este propósito. Por ello podemos apoyarnos en tecnología para lograr un alivio en la carga de trabajo.
En Advisorsy hemos desarrollado un robot específico que automatiza de principio a fin el envío masivo de los depósitos de Cuentas Anuales generados desde A3 Soc. ¿Qué es lo que hace exactamente nuestro sistema?:
1. Asistente de campaña
Aunque en la primera campaña que envíes no te librará nadie de su preparación (definir los depósitos que quieres realizar y sus preferencias) a partir de la segunda el asistente de campaña te ayudará a ahorrar mucho tiempo. Con un click en «Asistente de campaña» la plataforma de Advisorsy identificará todos los depósitos enviados anteriormente y preparará uno nuevo con las mismas preferencias que los de la primera campaña, adaptando las fechas a la nueva:
En muy pocos clics podrás tener la campaña lanzada masivamente y ponerte a trabajar en otros asuntos.
2. Generación y envío (presentación) desatendidos
Todos tus asesores podrán enviar masivamente su lista de depósitos y el robot los generará sin necesidad de ocupar la pantalla del A3Soc ni A3Asesor de ninguno de ellos. El robot trabaja de forma independiente en su sesión del servidor. Imagina un «ayudante» virtual al que le encargas que saque adelante tus depósitos y él se encarga de lo demás. Tu trabajo será únicamente contrastar que todo va avanzando conforme lo previsto y las respuestas que da el Registro Mercantil. Aunque si las empresas presentan incidencias en su contabilidad no podrás librarte de solucionarlas. Quizá entonces un chequeador y control de calidad automatizado podrían ayudarte, pero eso es harina de otro costal.
3. Generación de memoria mediante IA
Puedes elegir entre coger la memoria de A3soc, subir una memoria manualmente (por ejemplo, si te la entrega el auditor hecha) o, lo que nosotros te aconsejamos, permite al robot que la genere mediante IA. De esta forma el robot lee todo el contenido de la contabilidad y rellena de manera dinámica la memoria. El robot ha sido entrenado con los modelos oficiales del Consejo General de Economistas de España.
Además, si una empresa tiene partes vinculadas, arrendamientos financieros o es necesario desglosar pasivos financieros o el detalle de subvenciones puedes emplear la función de obtención dinámica de información mediante la que el propio robot, empleando el nombre y logotipo de tu asesoría, solicitará al cliente la información faltante para poder completar la memoria
4. Correcciones automáticas y comprobaciones adicionales de seguridad
El robot además se encargará de corregir incidencias habituales que se producen en el traspaso de información desde A3Soc a D2. Comprobará que los datos de filiación y registrales de la empresa se correspondan con el Registro Mercantil que corresponde, corregirá incidencias en municipios y provincias, fallos con el correo electrónico de la empresa, etc.
También verificará si el contenido de la empresa tiene algún potencial riesgo de devolución por defectos aunque se superen las validaciones del D2. El algoritmo del robot aprende de los defectos que van llegando en todas las campañas que hace, tanto en la asesoría actual como en otras asesorías de la plataforma, para (preservando siempre la confidencialidad y sin emplear datos privados para ello) conocer causas de defecto habituales para prevenir de las mismas en la campaña de tu asesoría. Esto te permite reducir tiempo, costes y evitar malas experiencias con el Registro y/o los clientes.
5. Generación y firma de la certificación
Una vez confirmado que todo está correcto en D2 el robot generará la huella digital y emitirá la certificación. Puedes firmarla tú mismo desde el panel o bien enviarla a firmar automáticamente a tu cliente. Puedes, además, activar la protección contra incidencias de firma de manera que el robot compruebe si las certificaciones subidas contienen una firma digital válida.
6. Envío automatizado al Registro Mercantil
En cuanto el cliente firme la certificación, o la firmen tus asesores por él, el robot realizará el envío al Registro Mercantil y actualizará en el panel de control el estado de la operación.
7. Descarga y clasificación de notificaciones y facturas del Registro Mercantil
Por último, podrás olvidarte de los correos en la bandeja de entrada de tus asesores para acceder a la web del Registro Mercantil y descargar las facturas y notificaciones. El robot monitoriza la recepción de notificaciones por el R.M. y se encarga de su lectura y clasificación. Almacena cada documento en su carpeta y te notifica con el resultado a través del panel de control.
Control de campaña mediante un Dashboard
Mediante el panel de control del robot tendrás trazabilidad completa: todo queda registrado, auditado y archivado. Todos los asesores pueden acceder desde un entorno web de forma segura y sin necesidad de acceso remoto o por VPN. Además con el Dashboard de control de campaña podrás llevar seguimiento del estado del depósito de cada una de las sociedades
Cómo empezar
Si estás decidido a dar un salto en ahorro tiempo y digitalización la plataforma de Advisorsy cuenta con esta automatización y otras más que pueden ayudarte a ello.
Tómate un café virtual con nosotros y verás lo fácil que es empezar.
