Si tus clientes requieren de forma periódica que les remitas documentación a su correo o se la dejes en una bandeja compartida estarás hart@ de que llegue el día 1 cada mes para volver a repetir el proceso de obtención de los documentos y su envío. Deja de enviar nóminas, certificados de estar al corriente de pago, cuentas de explotación o balances manualmente gracias a esta automatización.
Aquí te enseñamos a emplear una herramienta que solucionará este problema. Aprenderás cómo programar la periodicidad, los destinatarios y el documento que deseas automatizar para que el robot se encargue de su obtención y entrega.
También descubrirás como pedir a un asistente por «chat» que las envíe a tus clientes directamente por ti o que te las presente en pantalla. Sin necesidad de entrar a ninguna sede electrónica.
Tabla de contenidos
Descripción general del proceso
El proceso de envío periódico o de obtención de documentos de sedes electrónicas es una tarea repetitiva de bajo valor añadido que, sin embargo, es una tarea bastante habitual dentro del despacho.
Lo que significa que tiene un alto valor para ellos. ¿Cómo realizamos entonces este proceso actualmente? Este proceso documental se compone, en caso de ejecutarlo manualmente ahora mismo de 3 pasos:
- Acceso/login en la aplicación o Sede Electrónica que contiene los documentos (Aprox. 2-5 minutos)
- Descarga de los documentos al equipo local (Aprox. 2-5 minutos)
- Entrega: mediante correo electrónico o subida a carpeta compartida (Aprox. 2-5 minutos)
Documentos automatizables
Aunque la automatización de documentos puede ampliar su alcance hasta prácticamente cualquier documento de la asesoría en este contenido nos centraremos específicamente en la automatización de los documentos que más nos hemos encontrado que los clientes demandan en las asesorías y que son los siguientes:
Documentos que automatizaremos
Nóminas
Las nóminas es uno de los documentos que más nos pedirán la mayoría de los clientes. Automatizar su entrega puede liberarnos de gran cantidad de tiempo
Certificados C.PP
Los certificados de situación al corriente de pagos es otro de los documentos que algunos clientes pueden requerir recibir con periodicidad
Modelos
ITAs, RLT/RNT, 130, 303, 390... y la mayoría de modelos habituales que nos pueden estar requiriendo los clientes para su operativa corriente
Interfaz general de trabajo
La herramienta que emplearemos para esta automatización es el Robot Assistant de Advisorsy. Puedes crear tu cuenta de manera gratuita ahora y empezar a utilizar la plataforma en tu asesoría
Este robot está dentro de la misma plataforma de automatización, un panel web al que puedes acceder desde cualquier ubicación con tu usuario y contraseña y que se encuentra conectado a la infraestructura de tu asesoría. De esta manera no necesitas acceder por servidor remoto, ni conectar la VPN ni siquiera tendrás que abrir el programa de contabilidad o nóminas ni tener los certificados digitales instalados en el equipo de trabajo sobre el que vayas a configurar o lanzar la automatización.
Página de login de la plataforma
Área de trabajo en la plataforma
Automatización del envío de nóminas
Para automatizar el envío de nóminas emplearemos la función de «Planificación.
Para ello, una vez dentro de la plataforma, escogeremos en el menú de la izquierda la opción «Assistant» y «Planificaciones».
Verás que accedes a la vista principal de configuración de la planificación del Asistente
Aquí tienes que pinchar en el botón «+ Nueva planificación» que encontrarás en la esquina superior derecha.
Al pinchar accederás directamente a la ventana de configuración de opciones de la planificación
En esta ventana rellenaremos el nombre de nuestra planificación, el período de vida de la misma (puedes elegir que nunca termine) y su frecuencia de ejecución.
En el selector central escoge si quieres que la automatización se aplique a todas las empresas o solo a una selección de ellas. Puedes buscar por nombre, NIF o código del ERP.
Por último escoge la acción, el tipo de envío, su período y el destino (que puede ser por correo electrónico o en una carpeta de cliente ubicada en el servidor)
Vídeo del proceso
Automatización de los certificados al corriente de pagos
Si lo que queremos automatizar es la descarga y envío de los certificados de situación al corriente de pagos con Hacienda o Seguridad Social lo que tendremos que hacer es escoger la opción correspondiente en el selector «Acción a realizar». Assistant se conectará a la Sede Electrónica y descargará el certificado según las preferencias de la empresa y las opciones escogidas en la ventana de planificación.
Automatización de modelos
Por último, automatizar el envío de modelos como ITAs, RLT/RNT, 303, 130, 390… es igual de sencillo que en los casos anteriores. En este caso solo tendrás que escoger la opción correspondiente en el selector «Acción a realizar».
Assistant obtendrá los documentos de la Sede Electrónica y entregará los mismos según el método escogido en la planificación correspondiente.
Pero, ¿cómo funciona la tecnología?
Si te parece demasiado sencillo para ser cierto te explicamos cómo funciona la tecnología que hay detrás. Básicamente la plataforma de Advisorsy va integrada con tu infraestructura. Tu panel web recibe y procesa las peticiones y almacena la configuración pero toda la ejecución de la automatización se realiza directamente en tu servidor.
De esta forma no es necesario un conocimiento o habilidad tecnológica avanzada por los usuarios, la disponibilidad es alta, no ocupa tu pantalla mientras realizas otros procesos y el funcionamiento es mucho más estable que las ejecuciones locales por los usuarios en su pantalla.
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